Stand: 15. August 2026
Bei MaiWork gibt es zwei getrennte Rollen. Wer welche hat, hängt davon ab, um wessen Daten es geht.
Nutzung ohne Konto. Die App lässt sich ohne Anmeldung verwenden. Erfasste Zeiten und angelegte Arbeitsorte bleiben dann ausschließlich auf dem Gerät und werden nicht an uns übertragen. Wir erfahren davon nichts.
Firmenkonto. Verarbeiten wir Daten von Beschäftigten eines Unternehmens, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche. Wir handeln allein in seinem Auftrag und nach seiner Weisung — Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Beschäftigte wenden sich mit Fragen zu ihren Daten deshalb bitte an ihren Arbeitgeber.
Website und Vertragsdaten. Für den Betrieb von maiwork.eu und die Daten des Vertragspartners sind wir selbst Verantwortlicher.
Mai Media, Inhaber Laurin-Valentin Anton Maier
Odilienweg 5
66663 Merzig
E-Mail: kontakt@maimedia.eu
Telefon: +49 176 61322573
| Daten | Zweck und Grundlage |
|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Rolle | Anmeldung und Zuordnung zum Unternehmen. Im Auftrag des Unternehmens, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG |
| Passwort | Ausschließlich als Hashwert gespeichert (bcrypt), niemals im Klartext. Eine Rückrechnung ist nicht möglich |
| Arbeitszeiten mit Beginn und Ende | Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG |
| Zugeordneter Arbeitsort eines Zeiteintrags | Zuordnung der Arbeitszeit zu einer Baustelle, einer Halle oder einem Kunden. Gespeichert wird der Name des vom Unternehmen angelegten Orts, nicht eine Position des Beschäftigten |
| Änderungen an Zeiteinträgen | Alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt und ändernde Person. Ohne dieses Protokoll wäre eine Lohnabrechnung nicht nachvollziehbar |
| Inhalte im Firmenwissen, einschließlich hochgeladener Dokumente | Vom Unternehmen selbst eingestellte interne Informationen — in der Praxis Arbeitsanweisungen. Aus PDF-Dateien wird beim Hochladen der Text ausgelesen, damit der KI-Assistent daraus antworten kann |
| Nutzung des KI-Assistenten | Zeitpunkt, anfragende Person und Verbrauchszahlen — für Kostenkontrolle und Missbrauchsschutz. Frage und Antwort werden nicht gespeichert |
| Firmenname, Rechnungs- und Zahlungsdaten | Vertragsabwicklung. Hier sind wir Verantwortlicher, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Die App fragt den Standort nur im Vordergrund ab, und nur in dem Moment, in dem eine Arbeitszeit gestartet oder beendet wird. Der Vergleich mit den Arbeitsorten des Betriebs findet auf dem Gerät statt; danach wird die Position verworfen.
An uns wird keine Position übertragen — höchstens die Angabe, welcher Arbeitsort gewählt wurde. Im Hintergrund wird der Standort nie abgerufen. Es entsteht kein Bewegungsprofil, und niemand kann sehen, wo sich ein Beschäftigter zwischen Beginn und Ende aufgehalten hat.
Die Freigabe ist freiwillig. Ohne sie funktioniert die Zeiterfassung unverändert; der Arbeitsort wird dann von Hand gewählt oder weggelassen. Koordinaten werden nur gespeichert, wenn ein Administrator einen Arbeitsort anlegt und dessen Position übernimmt — sie beschreiben dann diesen Ort und keine Person.
Auf einem Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, betrieben in Deutschland. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Datenbank ist ausschließlich lokal auf diesem Server erreichbar und nicht aus dem Internet ansprechbar.
Eine Weitergabe findet nur in den folgenden Fällen statt. Eine Auflistung mit Anschriften steht in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Buchungen laufen über Stripe. Dabei werden die Zahlungsdaten des Vertragspartners verarbeitet — Daten von Beschäftigten erreichen Stripe nicht.
Bucht ein Unternehmen den KI-Assistenten, werden die gestellte Frage und der Inhalt des Firmenwissens — einschließlich des aus hochgeladenen Dokumenten ausgelesenen Textes — zur Beantwortung an Anthropic PBC, San Francisco, USA übermittelt. Nicht übermittelt werden Namen von Beschäftigten, Arbeitszeiten und Arbeitsorte. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Die Verarbeitung wird technisch auf Infrastruktur in den Vereinigten Staaten festgelegt. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen und verwendet sie nicht zum Training von Modellen.
Ohne gebuchten KI-Zusatz verlassen keine Daten die Europäische Union.
Solange das Firmenkonto besteht. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; Einzelheiten und die Frist für einen Datenexport regelt § 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Daten aus der Nutzung ohne Konto liegen nur auf dem Gerät und verschwinden mit dem Löschen der App.
Es bestehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Beschäftigte richten diese Anfragen an ihren Arbeitgeber, nicht an uns — er ist der Verantwortliche. Erreicht uns eine solche Anfrage dennoch, leiten wir sie an ihn weiter und beantworten sie nicht selbst.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.
Bei Fragen zum Datenschutz: kontakt@maimedia.eu